Konferanser er noe alle bransjer og bedrifter begir seg ut på. Kanskje utgir de seg for å ha en stor konkurranse seg i mellom. Allikevel er dette bare pynt for tilskuerne. Det ser bra ut å være i konkurranse, men ofte så er egentlig bare de fleste firmaer samarbeidspartnere. Tenk på elektronikkgiganter som Elkøp og Lefdal. Har du noensinne lagt merke til at deres sider er identiske på nett? Hva med Komplett og MPX en gang i tiden? Eller kanskje litt mindre tydelig, Kiwi og Meny sitt eierskap av Norgesgruppen? Det finnes utallige eksempler der ute. Selv om ikke alle bransjer er monopoler eid av store konsern, så kan det i hvert fall sies endel om at selskap sjelden konkurrerer. Det er derfor de møter opp på konferanser landet rundt for å dele om kunnskap og faktisk samarbeide ganske så tett. Men når disse konferansene skal bookes, hva er det egentlig som må tas hensyn til? Det er faktisk en rekke faktorer, og her er en kort introduksjon til disse.

Sted

Det første en må tenke på er nok stedet. Hvor stor skal konferansen være, og hvor mange kommer? Ikke minst, hvor kommer disse fra? Det er fint lite praktisk å ha en konferanse i Tromsø når 90% av dine besøkende kommer fra Oslo for eksempel. Du må også tenke over hvor stort lokalet skal være for å huse alle de som kommer. Dersom 1000 mennesker kommer, så sier det seg selv at du bør finne et sted som huser minst dette. Ikke ta sjansen på å tro at enkelte ikke møter opp, selv om det fort kan vise seg. Dessuten må du tenke på tid. Det vil være mest naturlig å arrangere konferansen i helga, men dette avhenger jo litt av hva slags konferanse det er også. Du må også tenke på hva slags andre arrangementer som er i byen denne helgen. Dette kan ta fra deg besøkende og svekke din egen konferanse. Dessuten er det mange andre faktorer som også gjør dette til et viktig poeng.

Tid og tilgjengelighet

Ikke bare kan det true å stjele dine besøkende hvis det er andre arrangementer, men det kan også gjøre kost og losji vanskelig. Med det menes det at hoteller og andre avenyer kan være veldig fulle. I verste fall får ikke dine besøkende tak i hotellrom. Dersom Justin Bieber er i byen og holder konsert, så bør nesten den helgen være utelukket. Så vær smart med å planlegge slike ting relatert til datoer. Dessuten burde du få datoen klappet og klar så tidlig som mulig, slik at de som skal komme kan sette av datoen og ikke planlegge noe annet den dagen. Videre så er det viktig med god mat og gode dekorasjoner eller design som representerer konferansen. Dette skal også bookes tidlig, så derfor har du nok en grunn til å spy ut datoen så tidlig som overhodet mulig.

I det hele tatt er det ufattelig mye du må tenke på når du skal arrangere en konferanse. Her gjelder det å ikke stå med skjegget i postkassa. Du må rett og slett bare sette i gang med en gang, og det lønner seg å ha alt på plass før du virkelig får stresset nedover ryggen. Så vær forberedt og bruk et par av rådene her. Da skal det ordne seg og du kan ha en flott konferanse!